Rechnung bearbeiten

Menü: Abrechnung › Doppelklick auf eine Rechnung

Auf der Rechnungsseite prüfen und ändern Sie eine Rechnung, bevor sie gedruckt wird, und führen danach die Buchhaltung: Zahlungen, Mahnungen, Mahnkennzeichen. Das Protokoll zeigt lückenlos, wer wann was geändert hat.

Überblick

Oben steht „Rechnung“ mit der Rechnungsnummer, darunter der Patient. Die Leiste oben enthält:

Storno und Korrekturrechnung sind auf der Seite Storno und Korrektur beschrieben.

Die Seite hat fünf Reiter: Rechnung, Diagnosen, Positionen, Buchhaltung, Protokoll.

Achtung: Änderungen auf dieser Seite – auch neue Zahlungen – werden erst mit Speichern (oder Drucken) übernommen. Verlassen Sie die Seite mit dem Zurück-Pfeil, ist nichts gespeichert.

Was nach dem Druck noch änderbar ist

Solange die Rechnung „In Bearbeitung“ ist, können Sie alles ändern. Sobald sie gestellt ist (jeder andere Status), sperrt Salvia Adresse, Rechnungsdatum, Positionen, Diagnosen und Texte, damit die gedruckte Rechnung nachvollziehbar bleibt. Ein Hinweis oben auf dem Reiter Rechnung erklärt das.

Muss der Inhalt einer gestellten Rechnung geändert werden: Stornieren und anschließend eine Korrekturrechnung erstellen.

Reiter „Rechnung“

Fehlt einer Rechnung in Bearbeitung die Diagnose, steht oben die Karte Keine Diagnose (siehe Die Rechnung im Druck).

Bereich Patient

Bereich Rechnung

Bereiche Texte

In allen Textfeldern können Sie Platzhalter einfügen (z. B. Patientenname, Rechnungsnummer); sie werden beim Druck ersetzt. Tippen Sie dazu @ – dann erscheint die Liste der Platzhalter.

Reiter „Diagnosen“

Links die Diagnosen der Rechnung mit Datum, Code, Lokalisation und Sicherheit; der Pfeil am Zeilenanfang zeigt den Diagnosentext. Rechts das Diagnosenwerkzeug zum Hinzufügen – wie im Abrechnungsfall (siehe Leistungen und Diagnosen).

• Bearbeiten: Doppelklick öffnet Diagnose bearbeiten mit Datum, Code, Art, Diagnosentext, Lokalisation, Sicherheit.
• Entfernen: Papierkorb-Symbol, danach bestätigen.

Bei Ausfallrechnungen gibt es diesen Reiter nicht. Nach dem Druck ist er gesperrt.

Reiter „Positionen“

Die Leistungen, gruppiert nach Tag, mit Uhrzeit, Ziffer, Anzahl, Einzelbetrag und Betrag; unten die Summe – wie im Abrechnungsfall (siehe Leistungen und Diagnosen). Ein Freitext steht kursiv als Textzeile ohne Zahlen. Der Pfeil am Zeilenanfang zeigt die Bezeichnung. Rechts das Ziffernwerkzeug zum Hinzufügen weiterer Ziffern (mit den Ziffern der gewählten Rechnungsvorlage). Bei Ziffern mit Betrag beim Hinzufügen abfragen fragt Salvia dabei den Betrag ab wie im Abrechnungsfall (siehe Leistungen und Diagnosen). Ziffern, die nicht zur Rechnungsvorlage passen, fügt Salvia nicht hinzu; die Meldung „Nicht hinzugefügt“ bzw. „Nicht alle Ziffern übernommen“ nennt sie mit dem Grund.

• Bearbeiten: Doppelklick öffnet Leistung bearbeiten: GNR (nur Anzeige), Datum mit Uhrzeit, Anzahl (mindestens 1), Einzelbetrag, bei GebüH-Positionen die Orientierung (Spanne laut GebüH und Höchstbetrag der Beihilfe, nur Anzeige), Bezeichnung, Zusatz, Begründung. Nach Ok rechnet Salvia den Betrag neu (Anzahl × Einzelbetrag), Abbrechen lässt die Position unverändert. Bei einem Freitext stehen neben dem Datum nur Text auf der Rechnung und Zusatz. In Zusatz und Begründung fügen Sie mit # Textbausteine ein.
• Über dem GebüH-Höchstbetrag: Liegt der Einzelbetrag einer GebüH-Position darüber, warnt das Fenster, und der Knopf heißt Trotzdem übernehmen. Haben Sie mit dem Patienten vorher ein höheres Honorar vereinbart, trägt „Gemäß Honorarvereinbarung“ eintragen das unter Begründung ein – die Begründung steht mit auf der Rechnung (siehe Leistungen und Diagnosen).
• Entfernen: Papierkorb-Symbol, danach bestätigen.

Die Rechnungssumme ergibt sich immer aus den Positionen.

Die Rechnung im Druck

Salvia druckt die Leistungen mit den Spalten Datum, Nr., Leistung, Anzahl, Einzelbetrag und Betrag (Anzahl × Einzelbetrag), bei Produkten zusätzlich Netto und USt.. Unter der Bezeichnung stehen Zusatz und „Begründung: …“. Eine Stornorechnung sieht genauso aus, mit negativen Beträgen.

• Analoge Ziffern: Hat eine eigene Ziffer unter Analog zu die Nummer einer gleichwertigen GebüH-Position, steht in der Spalte Nr. diese Nummer mit „A“, z. B. „21.1 A“. Die Leistung beschreibt, was tatsächlich erbracht wurde (siehe Abrechnung nach GebüH).
• Auslagen: Positionen vom Typ Auslage stehen am Ende als eigener Block Auslagen mit Summe Auslagen. Nennen Sie in der Bezeichnung das Präparat, z. B. „Ampulle Traumeel“.

Ohne Diagnose: Ohne Diagnose erstatten private Krankenversicherung und Beihilfe in der Regel nicht. Fehlt einer Rechnung in Bearbeitung die Diagnose, zeigt der Reiter „Rechnung“ deshalb die Karte Keine Diagnose. Beim Drucken fragt Salvia nach („Rechnung ohne Diagnose“), ebenso beim Drucken aus der Rechnungsliste (Drucker-Symbol und Markierte Drucken): Trotzdem drucken stellt die Rechnung ohne Diagnose, Abbrechen druckt nichts. Die Diagnose tragen Sie im Reiter Diagnosen ein. Ausfall- und Stornorechnungen fragt Salvia nie.

Reiter „Buchhaltung“

Hier führen Sie die Rechnung nach dem Druck weiter. Die Einzelheiten stehen auf der Seite Zahlungen und Mahnungen.

• Zahlungen: Liste mit Datum, Betrag und „uneinbringlich“-Kennzeichen, Neu zum Erfassen, Doppelklick zum Bearbeiten, Papierkorb zum Löschen.
• Status: Status, Rechnungssumme, Mahngebühr, Noch offen, ggf. Uneinbringlich; die Schaltflächen Mahngebühr erlassen und Rest als uneinbringlich buchen (nur bei gestellten Rechnungen); Mahnkennzeichen; Letzter Vermerk; Gedruckt (grünes oder rotes Drucker-Symbol), Gedruckt am, Letzter Druck; bei stornierten Rechnungen Storno Nr. und Storno Kommentar.
• Mahnverlauf: je Stufe das Fälligkeitsdatum (änderbar), das Versanddatum und eine Druck-Schaltfläche; Mahnung zurücknehmen….

Reiter „Protokoll“

Das GoBD-Protokoll listet jede Änderung der Rechnung mit Zeitpunkt, Aktion, Benutzer und Änderungen in Alltagssprache – neueste zuerst. Erfasst werden u. a. Statuswechsel, Zahlungen, Beträge, Storno, Drucke und Buchungen von Hand samt Grund, außerdem Umstellungen und Hinweise nach einem Update, etwa „Umstellung Freitext: …“ oder „Hinweis an die Praxis: …“. Das Protokoll lässt sich nicht ändern oder löschen.

Hinweis: Rechnungen lassen sich in Salvia nicht löschen. Eine falsche Rechnung wird storniert – das bleibt im Protokoll nachvollziehbar.

Statusübergänge

Eine Teilzahlung ändert eine fällige Mahnstufe nicht. „Storniert“ ist endgültig; für eine neue Rechnung gibt es die Korrekturrechnung.

Tipps und typische Fragen

Ich habe eine Zahlung erfasst, sie ist aber nicht mehr da. Auf der Rechnungsseite wird erst mit Speichern gespeichert. Über die Münzen in der Rechnungsliste wird eine Zahlung dagegen sofort gespeichert.

Die Felder sind grau und lassen sich nicht ändern. Die Rechnung ist gestellt oder storniert. Stornieren Sie sie und erstellen Sie eine Korrekturrechnung.

Ich habe die Rechnungsvorlage gewechselt – die Texte sind noch die alten. Ein Wechsel übernimmt keine Texte. Passen Sie Kopf- und Fußtext bei Bedarf selbst an.

„Das Drucklayout ist für die Spalten der Rechnung zu schmal.“ Die Spalten der Rechnung passen nicht auf die Seite, meist bei A5 mit Produkten. Verringern Sie unter Stammdaten › Drucklayouts den linken oder rechten Rand oder wählen Sie ein größeres Papierformat.

„Die Position „…“ ist zu lang für eine Seite.“ Zusatz oder Begründung dieser Position sind zu lang. Kürzen Sie sie im Reiter Positionen (Doppelklick auf die Position).

Das Druckfenster wurde abgebrochen. Dann bleibt die Rechnung „In Bearbeitung“ und die Seite offen. Es ist nichts verloren – drucken Sie erneut.

Siehe auch

• Rechnung erstellen
• Rechnungsliste
• Zahlungen und Mahnungen
• Storno und Korrektur
• Leistungen und Diagnosen
• Abrechnung nach GebüH
• Rechnungsvorlagen