Rechnungsvorlagen
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Die Rechnungsvorlage legt fest, wie Ihre Rechnungen aussehen und wie es danach weitergeht: Rechnungsnummer, Kopf- und Fußtexte, Drucklayouts, Bankverbindung mit GiroCode, Ausfallhonorar und die vier Mahnstufen. Jeder Abrechnungsfall und jede Rechnung ist mit genau einer Rechnungsvorlage verbunden.
Die Liste
Die Liste zeigt Bezeichnung und Art jeder Vorlage. Ein Doppelklick öffnet die Vorlage. Bei einer neuen Praxis richtet Salvia die Vorlage GebüH Rechnung mit Standardtexten und Mahntexten für alle vier Stufen ein. Neue Vorlagen anlegen oder Vorlagen löschen können Sie auf dieser Seite nicht – Sie passen die vorhandenen an.
Welche Vorlage ein neuer Abrechnungsfall bekommt, bestimmt der Leistungserbringer im Feld Standard Rechnungsvorlage. Im Abrechnungsfall selbst können Sie eine andere Vorlage wählen.
Rechnungsvorlage bearbeiten
- Doppelklicken Sie in der Liste auf die Vorlage.
- Passen Sie die Karten an (siehe unten).
- Klicken Sie auf Speichern.
Vorlage und Nummernkreis
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name der Vorlage, erscheint in den Auswahllisten |
| Art | GebüH – die Rechnungen folgen dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker. Produkte mit Umsatzsteuer (Ziffern vom Typ MwSt.) stehen mit auf der GebüH-Rechnung. Nur Ziffern derselben Rechnungsart lassen sich in einen Abrechnungsfall mit dieser Vorlage übernehmen. Gibt es mit der Vorlage schon Rechnungen – auch noch nicht gedruckte –, ist die Art schreibgeschützt; sie würden sonst anders nachgedruckt. |
| Kleinunternehmer – keine Umsatzsteuer ausweisen (§ 19 UStG) | Nur einschalten, wenn die Praxis Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist. Rechnungen mit dieser Vorlage weisen dann keine Umsatzsteuer aus – auch nicht bei Produkten mit 19 % –: Über der Gesamtsumme stehen „steuerfrei (§ 4 Nr. 14 UStG)“ für die Heilbehandlungen und „ohne USt. (§ 19 UStG)“ für die Produkte, unter der Gesamtsumme der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“, sofern Kopf- oder Fußtext bzw. die Druckvorlage § 19 nicht schon nennen. Die Auswertung zählt diese Produkte als „ohne USt. (§ 19 UStG)“, nie als steuerpflichtig. Die Beträge bleiben, wie sie erfasst sind. Ausgeschaltet (Standard) weist die Rechnung die Umsatzsteuer aus, sobald sie Produkte (Typ MwSt.) enthält, auch mit 0 %. Der Schalter gilt für Rechnungen, die noch nicht gestellt sind; gestellte Rechnungen behalten, was beim Stellen galt (siehe Tipps unten) |
| Format | Aufbau der Rechnungsnummer. Platzhalter stehen in geschweiften Klammern; mit @ fügen Sie Zähler (fünfstellig), Zähler, Jahr oder Monat ein. Voreingestellt: Jahr, gefolgt vom fünfstelligen Zähler (z. B. 202600001) |
| Zählerstand bei Jahreswechsel | 0 = der Zähler läuft im neuen Jahr einfach weiter. Eine Zahl größer 0 ist der Startwert im neuen Jahr: bei 1 hat die erste Rechnung des Jahres den Zähler 1, bei 123 den Zähler 123. Dann muss das Jahr im Format stehen. Gilt zu jedem Jahreswechsel - und sofort, solange die Vorlage im laufenden Jahr noch keine Nummer vergeben hat |
| Aktueller Zählerstand | Nur zur Anzeige: der Zählerstand des laufenden Jahres |
Jede Rechnungsnummer und jede Stornonummer zählt den Zähler um eins weiter. Maßgeblich ist das Kalenderjahr, in dem die Nummer vergeben wird. Eine neue Vorlage beginnt mit dem Zähler 1 - oder mit dem Zählerstand bei Jahreswechsel, wenn dort eine Zahl größer 0 steht.
Rechnungsnummern müssen eindeutig sein. Salvia vergibt deshalb keine Nummer zweimal - auch nicht, wenn zwei Arbeitsplätze gleichzeitig eine Rechnung erstellen oder zwei Vorlagen dasselbe Format haben. Ist eine Nummer schon vergeben (etwa weil eine andere Vorlage dasselbe Format hat), nimmt Salvia von selbst die nächste freie; dabei können Lücken entstehen. Beim Speichern prüft Salvia das Format: Fehlt der Zähler, oder beginnt der Zähler jedes Jahr neu, ohne dass das Jahr in der Nummer steht, lässt sich die Vorlage nicht speichern, und die Meldung sagt, was zu ändern ist.
Texte
Die Karte Texte hat vier Reiter: Standard, Steuer (optional), Storno und Storno Steuer (optional). Jeder Reiter hat einen Kopftext (über den Positionen) und einen Fusstext (darunter). Die Steuer-Texte werden anstelle der Standardtexte gedruckt, wenn die Rechnung Umsatzsteuer ausweist – also Ziffern vom Typ MwSt. enthält (auch mit 0 %) und die Vorlage nicht auf „Kleinunternehmer“ steht; ist ein Steuer-Text leer, gilt der Standardtext.
Die Vorlage GebüH Rechnung bringt Mustertexte mit – unverbindlich und ohne Gewähr. Passen Sie sie an Ihre Praxis an:
| Text | Muster |
|---|---|
| Kopftext | Name und Berufsbezeichnung des Leistungserbringers (Platzhalter Leistungserbringer Name mit Berufsbezeichnung), darunter „Für meine Leistungen erlaube ich mir in Anlehnung an das Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) wie folgt zu berechnen.“ |
| Fusstext | Der Betrag ist mit Zugang der Rechnung fällig; wer nicht innerhalb von 30 Tagen zahlt, kommt auch ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Dazu der Satz „Heilbehandlungen sind nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG von der Umsatzsteuer befreit.“ |
Ohne Berufsbezeichnung am Leistungserbringer steht im Kopftext nur der Name. Steuerfrei sind nur Heilbehandlungen mit therapeutischem Ziel, erbracht mit Erlaubnis nach dem Heilpraktikergesetz; andere Leistungen klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
In allen Textfeldern öffnet @ die Liste der Platzhalter. Eine Auswahl:
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
| Patient Anredeformel | z. B. „Sehr geehrte Frau Musterfrau“ |
| Leistungserbringer Name mit Berufsbezeichnung | z. B. „Erika Muster, Heilpraktikerin“; ohne Berufsbezeichnung nur der Name |
| Rechnung Rechnungsnummer | die Nummer der Rechnung |
| Rechnung Datum | das Rechnungsdatum |
| Rechnung Summe Brutto / Rechnung Noch offen | Rechnungsbetrag bzw. offener Betrag |
| Rechnung Mahnung 2 fällig (1–4) | Datum, an dem die Mahnstufe fällig wird |
| Rechnung Mahnunggebühr | die aktuelle Mahngebühr |
| Rechnung IBAN, Rechnung Kontoinhaber | Bankverbindung dieser Vorlage |
| Ausfallrechnung Versäumter Termin | Datum des nicht wahrgenommenen Termins |
Dazu kommen Angaben zu Betriebsstätte, Leistungserbringer und Patient. Seitenzahlen setzen Sie im Drucklayout. Textbausteine (#) gibt es in den Texten der Rechnung nicht, nur Platzhalter.
Hinweis: Kopf- und Fußtext werden beim Anlegen der Rechnung in die Rechnung übernommen. Spätere Änderungen an der Vorlage ändern bereits angelegte Rechnungen nicht. Hat der Abrechnungsfall eigene Texte, haben diese Vorrang.
Druck
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Druckvorlage | Drucklayout für die Rechnung. Ohne Druckvorlage lässt sich keine Rechnung drucken |
| Druckvorlage Storno | Drucklayout für die Stornorechnung |
| Originale | Anzahl beim ersten Druck. Leer = 1 |
| Kopien | Zusätzliche Exemplare mit Aufdruck „KOPIE“. Leer = keine. Jeder spätere Nachdruck ist immer eine Kopie |
| Originale (Privatversicherte) / Kopien (Privatversicherte) | Abweichend für Patienten mit Versichertenart „Privat“. Leer = wie oben |
Am Patienten (Reiter Abrechnung) lassen sich Originale und Kopien noch einmal abweichend festlegen – diese Angabe hat Vorrang vor der Vorlage. Das hilft etwa bei Beihilfepatienten, die zwei Originale brauchen.
Ausfallrechnung
Eine Ausfallrechnung wird geschrieben, wenn ein Patient einen Termin nicht wahrnimmt. Sie enthält keine Diagnosen und keine GebüH-Ziffern, sondern nur das Ausfallhonorar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ausfallhonorar | Betrag, der bei einer Ausfallrechnung vorgeschlagen wird |
| Bezeichnung der Position | Text der einzigen Rechnungsposition (voreingestellt „Ausfallhonorar“) |
| Druckvorlage | Eigenes Layout. Leer = die normale Druckvorlage der Rechnung |
| Kopftext / Fusstext | Eigene Texte. Leer = die Standardtexte der Rechnung |
Die Vorlage GebüH Rechnung bringt eigene Ausfalltexte mit: im Kopftext Name und Berufsbezeichnung und „Für den nicht wahrgenommenen Termin berechne ich das Ausfallhonorar wie folgt.“, im Fußtext den Hinweis zu Fälligkeit und Verzug. Den Satz zum Gebührenverzeichnis und den Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung enthalten sie nicht – das Ausfallhonorar ist keine Heilbehandlung.
Bankverbindung
Bank, IBAN, BIC und Kontoinhaber (leer = Name der Praxis aus Stammdaten › Betriebsstätte). Mit GiroCode drucken erscheint auf Rechnung und Mahnung ein QR-Code über den offenen Betrag mit dem Verwendungszweck „Rechnung <Nummer>“ – auf der Rechnung rechts oben neben Rechnungsnummer und Rechnungsdatum (so kostet er nie eine eigene Seite), auf der Mahnung unter dem Mahntext. Fehlt die IBAN oder ist sie ungültig, zeigt die Karte einen Warnhinweis – dann wird kein GiroCode gedruckt, der Druck selbst funktioniert trotzdem.
Mahnung
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Druckvorlage | Drucklayout für alle Mahnungen |
| Mahnstufe 1 bearbeiten … Mahnstufe 4 (Anwalt) bearbeiten | Öffnet die Einstellungen der Stufe. Daneben steht, nach wie vielen Tagen sie fällig wird und ob eine Mahngebühr anfällt |
| Anwalt für Mahnstufe 4 | Anwalt aus dem Adressbuch (Typ „Anwalt“). Leer = Stufe 4 wird nicht gestellt |
Im Fenster einer Mahnstufe (1 bis 3):
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Fälligkeit in Tagen | Stufe 1: Tage ab Rechnungsdatum. Stufe 2 und 3: Tage ab dem Druck der vorigen Mahnung |
| Mahngebühr | Gilt insgesamt und ersetzt die Gebühr der vorigen Stufe. Wird mit dem Druck der Mahnung berechnet; kein Umsatz, nicht Teil der Rechnungssumme |
| Betreff | Betreff der Mahnung |
| Mahntext | Text der Mahnung, Platzhalter mit @ |
Mahnstufe 4 geht nicht an den Patienten: Salvia druckt ein Übergabeschreiben an den Anwalt mit Forderung, allen Mahnungen, Zahlungen und offenem Betrag, dahinter Kopien von Rechnung und Mahnungen. Hier stellen Sie Fälligkeit in Tagen (nach der dritten Mahnung), Mahngebühr, Betreff an den Anwalt und Text an den Anwalt ein. Leere Felder verwenden einen Standardtext; die Aufstellung fügt Salvia selbst an.
Tipps und typische Fragen
- Wo stelle ich das Zahlungsziel ein? Ein eigenes Feld gibt es nicht. Die Fälligkeit in Tagen der Mahnstufe 1 bestimmt, wann die erste Mahnung fällig wird. Der Fußtext der Vorlage GebüH Rechnung nennt bewusst kein Zahlungsziel, sondern den Verzug nach 30 Tagen. Nennt Ihr Fußtext eine Frist („innerhalb von 30 Tagen“), halten Sie beides von Hand gleich.
- Warum wird eine Mahnstufe nie gestellt? Stufe 1 bis 3 werden nur gestellt, wenn ein Mahntext hinterlegt ist, Stufe 4 nur mit gewähltem Anwalt. Außerdem entscheidet das Mahnkennzeichen des Patienten: „Nicht Mahnen“ = gar nicht, „Kein GMV“ = Stufe 1 bis 3, aber nie Stufe 4.
- „In der Rechnungsvorlage … ist keine Druckvorlage hinterlegt.“ Wählen Sie in der Karte Druck eine Druckvorlage aus. Das Schreiben an den Anwalt braucht zusätzlich die Druckvorlage der Mahnung.
- „Das Ausfallhonorar muss größer als 0,00 € sein.“ Tragen Sie das Ausfallhonorar ein oder geben Sie den Betrag beim Anlegen der Ausfallrechnung an.
- Ziffern erscheinen nicht im Abrechnungsfall. Die Art der Vorlage passt nicht zur Rechnungsart der Ziffer. Solche Ziffern übernimmt Salvia nicht; die Meldung „Nicht hinzugefügt“ bzw. „Nicht alle Ziffern übernommen“ nennt sie mit dem Grund. Eine eigene Ziffer öffnen Sie unter Ziffern und speichern sie erneut – dann gehört sie zur GebüH-Rechnung.
- Wann greifen Änderungen an den Mahnstufen? Erst nach Speichern der Vorlage. Mahntexte, Bankverbindung und Drucklayouts gelten beim nächsten Druck, auch für bestehende Rechnungen.
- Gilt „Kleinunternehmer“ auch für schon gestellte Rechnungen? Nein: Eine Rechnung hält beim Stellen fest, ob sie Umsatzsteuer ausweist, und bleibt so – auch beim Nachdruck. Rechnungen in Bearbeitung richten sich beim nächsten Speichern oder Drucken nach der Vorlage.
- Dürfen Vorlagen verschieden stehen? Nur, wenn sie verschiedenen Unternehmern mit eigener Steuernummer gehören, etwa zwei Heilpraktikern, von denen einer Kleinunternehmer ist. § 19 UStG gilt für den ganzen Unternehmer, nicht für einzelne Rechnungen – im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater.